Очищення вашої поштової скриньки - це завдання, яке більшість з нас виконує на нашому "I'll-tackle-that-later-list" - прямо між поданням банківських виписок та організацією небажаних висувних ящиків. Але чому?

Тому що людям важко нічого робити, якщо вони не бачать падіння.

Ось причина того, щоб зробити організацію вхідної пошти найвищим пріоритетом: це зробить вас щасливішим, більш миролюбним, продуктивнішим людиною.

У дослідженні, проведеному Радікаті ще кілька років тому, дослідники прогнозували, що середній працівник надсилатиме та отримає близько 125 листів на день до 2015 року. Це приблизно 45625 повідомлень електронної пошти на рік, включаючи "graymail", але не включаючи особисту адресу електронної пошти. Отже, якщо у вас є друзі, ви можете піти далі і підняти цю цифру вгору. Що робити, що додати до часу?



У 2012 році з доповіді McKinsey & Company виявлено, що люди витрачають близько 28% робочого тижня на читання та відповідають на електронні листи. Це приблизно 12 годин на тиждень. Я не знаю про вас, але якщо б я змогла скоротити це число наполовину, я мав б ще більше часу йти на йогу.

Але це більше, ніж звільнення вашого часу. Я вірю, що ваша папка "Вхідні" є поданням вашої душевної ситуації. І очищення його насправді стосується миру, який поєднується з перемогою психічного хаосу. Коли ви починаєте думати про електронну пошту таким чином, ви раптом помічаєте важливість отримання вашої вхідної пошти під контролем. Ось деякі кроки, щоб почати:

1. Поставте собі серйозні питання. Можливо, вас цікавить те, що саме відбивається від вашої поштової скриньки. Все, дійсно. Зовнішнє - це зображення внутрішнього. Подумайте про вашу папку "Вхідні" як відображення вашого стану думки, почніть запитати себе, чому ви дозволили вашій поштовій скриньці вийти з-під контролю та які інші речі можуть змусити вас відчути себе від керування у вашому житті. Відповідь може бути настільки простою, як переповнення або настільки серйозний, як уникнення настільки необхідних змін в кар'єрі. Визначення та вирішення цих проблем може стати найважчою частиною всього процесу. Відповідай собі чесно, і ви будете психічно і емоційно готові вирішувати це завдання.



2. "RDFS" - ваші непрочитані електронні листи. В її книзі " Пташина птах: деякі вказівки до написання та життя" Енн Ламотт згадує, як в дитинстві її брат колись був перевантажений шкільним проектом про птахів. Її батько сказав їй брата взяти проект "птах птахом", щоб він не був заляканий величезною завданням на передній план. Можливо, у вас є величезна кількість непрочитаних електронних листів. Ви повинні зробити це птахом птахом. Не думайте про те, що це робиться, просто пожертесь у своїй поштовій скриньці, мало забувши про те, що виконуєте це завдання для свого психічного благополуччя. Бачачи, що кожен електронний лист має всі цілі, звільняє від них, то, як ви зробили щось. "RDFS" -інг є простим способом зробити це. Я адаптував цей стильний абревіатуру від колишнього менеджера, який сказав мені, що кожен новий електронний лист вимагає одного з чотирьох дій: відразу відреагуйте, видаліть, не відповідаючи, не стежимо за ним або не зберігайте для подальшого використання. Через те, що у вас є лише чотири варіанти для кожного нового повідомлення буде розповсюджувати почуття нерішучості та безпорадності, скоротити час, необхідний для сортування непрочитаних листів та збільшення вашої продуктивності. Коли ви проходите всі 5000 ваших непрочитаних електронних листів (або будь-який ваш номер ... немає висновку), велика частина з них може потрапляти в категорію "відстежити" або "зберегти для майбутнього", але саме тому важливим наступним кроком це отримати систему організації на місці, яка працює для вас.



3. Організуйте, що залишилося. Він ніколи не перестає дивувати мене, як ми звикли на обіцянку організації. У новій поштовій службі Google, що називається Inbox, використовується електронна пошта як модель списку завдань. Це дозволяє сортувати повідомлення електронної пошти у категорії "прив'язані", "відкладені" або "завершені" та збирає велику кількість електронних листів у "зв'язки" до зробити папку "Вхідні" більш керованою. Так, він дійсно зручний, але не спокушається його спритність. Вам не потрібно, щоб ваша скринька була чистою. Не існує жодного магічного зламу життя, що полегшить цей процес. Але ось хороші новини: є формула, яка не дає дурнів. Запакування вашої поштової скриньки просто вимагає розробки системи та відповідності з нею. Якщо ви можете зробити це, ви будете золотими. Ось як я це роблю: я використовую одну поштову скриньку Gmail для всіх моїх поштових повідомлень, а після того як у мене "RDFS" - мій новий лист, я архіву мій "зберегти в майбутньому" "Електронна пошта за допомогою папок Gmail, котрі можуть бути кодованими та вкладені. Якщо відповідна папка не існує, я створюю нову. У мене зараз 65 активних папок. (Більшість серверів електронної пошти можуть виконувати подібну функцію, якщо ви не використовуєте Gmail.) Потім я звертаюся до моїх "подальших" електронних листів, які я зберігаю в папці "Вхідні" (я намагаюся ніколи не дозволяти, щоб ця кількість перевищувала 100, тому що я знаю це особисто змушує мене відчувати себе перевантаженим). Якщо ці "пізніші" електронні листи вимагають від мене певних дій, я створюю "завдання" в Календарі Google (наприклад: "Виберіть місце для обіду з Лізою" або "Надіслати електронну таблицю Excel для мого боса") і додайте термін дії до цього завдання, тому, якщо потрібно, нагадаю. Таким чином, я не прокидаюсь посередині ночі, турбуючись про те, що я забув зробити. Серйозно, це коштує спокійного сну. Спробуй себе розробити власний протокол організації. Будь-який зручний і стійкий для вас метод буде працювати, якщо ви будете дотримуватися цього.



4. Спершу справиться з великими скелями. За словами Стівена Ковія, який написав "7 звичок дуже успішних людей", "великими скелями життя" є завдання, які, якщо ви не поставите спочатку, ви взагалі ніколи не отримаєте їх. Тим не менш, вони часто є найважливішими. І коли ми уникаємо їх, вони дуже тяжко покладаються на нас подумки і емоцій. Коли ви застосовуєте велику метафору рок на електронну пошту, ви можете побачити, як легко витратити більшість вашого часу в Інтернеті, вирішуючи крихітні зерна піску - термінові електронні листи, які вимагають негайного увагу і дають нам ілюзію продуктивності - і відкласти великі скелі - електронні листи, які вимагають від нас серйозно думати чи робити. Чим довше ці великі скелі стають де-пріоритетними, тим більше тривожність вони провокують для нас. Дифузний потенційний стрес, роблячи обітницю, щоб в першу чергу вирішувати великі електронні повідомлення. Завжди Перш за все, це може здатися протилежним інтуїтивно зрозумілим для вирішення складних та частіших елементів вхідних, але, зважаючи на те, що потрібні вам електронні листи, ви заощадите час і стрес у довгостроковій перспективі. Через кілька секунд після видиху ви почуєте Розтягнення плеча, захоплюючись вашою незайманою поштовою скринькою, він знову почне наповнюватися. Таке життя. Але не перевантажтесь - глибоке чисте це робиться, і це важка частина. Підтримка - це легка частина тепер, коли у вас є система надійної дурниці. Я розмовляю з досвідом, коли кажу, що продуктивні дні та мирні ночі будуть всією мотивацією, яка вам знадобиться для того, щоб зовсім не загрожувала ваша поштову скринька.



Internet Technologies - Computer Science for Business Leaders 2016 (March 2024).